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Hacia una nueva oficina, gratuita, y más accesible, segura y productiva

[Article de Juan Diego Blanco, publicat al Diari Menorca dia 05/04/2014].

Hasta no hace mucho tiempo, íbamos a la oficina de nuestra pequeña empresa y realizábamos allí nuestro trabajo gracias a un conjunto de herramientas que nos permitían crear y archivar documentos, planificar tareas, comunicarnos con el equipo y con los clientes, y otras muchas funciones, con un enorme esfuerzo de coordinación, así como de acceso, gestión y backup de la información generada. El uso del ordenador logró acelerar y optimizar todo ese trabajo, y la implementación de redes y sistemas de gestión, atenuar el esfuerzo de coordinación y seguridad. La oficina, sin embargo, seguía siendo un lugar al que ir, con todas las limitaciones impuestas por ese carácter local y, no menos crucial, un lugar dotado de soluciones de coordinación y de seguridad muy caras y en ocasiones infrautilizadas, con una productividad global bajo sospecha.

Hoy ya no es así, pues, además de la oficina de siempre, localizada exactamente en el mapa, hay una nueva aunque la misma oficina, a la cual podemos acceder desde cualquier parte, incluso desde el bolsillo, y en la que trabajar coordinada y productivamente, y con backup automatizado y múltiple, gracias a tecnologías de coste cero. Frente a lo local, poco productivo y poco seguro, y costoso de ayer, pues, lo ubicuo, productivo, seguro y gratuito de hoy. ¿Qué ha causado este extraordinario cambio? Dos palabras pueden resumir toda la explicación: Cloud y PostPC. La "Nube" (Cloud) no es más que un espacio en internet donde alojar información y un conjunto de aplicaciones para gestionarla, con sincronización instantánea en todos los dispositivos asociados a ese espacio, sea un PC, sea una tablet o un smartphone -la informática ha dejado de ser el monopolio del ordenador, y de ahí que estemos en la era postPC.

Las soluciones de "nueva oficina" existentes en el mercado son muchas y variadas, y grandes empresas como Google, Microsoft o Apple compiten por extender esta revolución "ofimática" entre los particulares y las empresas. Por su gratuidad total, por su riqueza de aplicaciones y por su carácter multiplataforma, destaca la solución de Google, sin embargo, por encima del resto. Disponible también en versión para grandes empresas, de pago, la versión gratuita de Google ofrece a los usuarios y a las pequeñas empresas, mediante una simple cuenta de correo (Gmail) con la que gestionar también el resto de cuentas, un notable espacio de almacenamiento y backup (Google Drive) y un eficiente ecosistema de aplicaciones de oficina (correo, contactos, calendario, procesador de textos, hoja de cálculo y presentaciones, aparte de chat, videoconferencia, red social propia, y un sinfín de utilidades asociadas), con la posibilidad de compartir y coeditar toda la información desde múltiples dispositivos.

La solución "Google", complementada con otras soluciones de almacenamiento como Dropbox, es, pues, una oportunidad excelente de modernizar la oficina de nuestra pequeña empresa, haciéndola más accesible, segura y productiva, y todo ello con carácter gratuito, demandando de los usuarios sólo unas cuantas horas de su tiempo para su aprendizaje y uso.

Justamente con el objetivo de aprender a aprovechar estas herramientas os invito a participar en la formación gratuita del Pla +TIC que organiza el Consell Insular de Menorca, donde conoceremos las diversas utilidades de “Google” y las funciones de la aplicación Dropbox para adaptar nuestra forma de trabajar y hacerla más efectiva.

[Juan Diego Blanco impartirà el curs 'Eines TIC per treballar millor: Google i Dropbox', corresponent al Pla +TIC del Consell Insular de Menorca, co-finançat pel Programa LEADER 2007-2013].

 
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