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Lo que tenemos y lo que debemos

(Article de Gabriel Pons Moles, publicat al Diari Menorca de dia 03/05/2014)

Aún recuerdo como si fuera ayer el primer empleo serio que tuve tras finalizar la carrera de económicas. Era el año 94 –¡no me puedo creer que hayan pasado veinte años desde entonces!- cuando mi jefe me pidió que preparara un documento para rendir cuentas con sus socios. Como novato en estas lides, me propuse preparar el mejor informe económico-financiero que los socios hubieran visto en sus vidas y, para ello, recurrí al Excel, una aplicación que dominaba con cierta soltura tras trabajar con ella horas y horas en mi anterior empleo en el Instituto de Estadística de Cataluña, con ordenadores IBM PS/2, que acababan de incorporar las disqueteras de 3,5” y una interfaz con teclado y ratón, que supusieron toda una revolución en el campo de la informática.

No escatimé esfuerzos a la hora de desarrollar un completo informe lleno de tablas, gráficos, indicadores y ratios económicos y financieros gracias a la inestimable ayuda de mi Excel. Estaba convencido de que el informe iba a impactar a mi jefe. Mi sorpresa fue que cuando se lo presenté antes de la reunión con los socios se me quedó mirando con cara de póker y me dijo en un tono paternalista: “Mira, Biel, el informe es muy bonito pero resulta que si lo presentamos así, ninguno de los socios se va a enterar de los números de la empresa”. En realidad, él era el primero al que el informe le resultaba incompresible. Mi jefe concluyó:”Necesito que me hagas para mañana un documento como los que se han hecho aquí toda la vida, que en un lado ponga LO QUE TENEMOS, y en el otro, LO QUE DEBEMOS. Sin más”.

Aquel día aprendí una buena lección. Lo importante no es la herramienta con la que manejes los datos de tu negocio sino que la información que te proporcione la misma te resulte de utilidad para tomar decisiones acertadas. Hay gente que con una libreta y una calculadora tienen suficiente. Otros crearán su propia “megaexcel” que tan solo ellos comprenden. Y la mayoría se decantará por alguno de los cientos de programas de gestión que ofrece el mercado.

Entonces, ¿vale con un Excel para llevar la gestión de mi empresa? Particularmente, se me ocurren múltiples factores que pueden condicionar el signo de la respuesta: cuál es mi sector de actividad, cuántos empleados tiene mi empresa, si cuento o no con un servicio contable externo, cuál es el grado de complejidad de la información que debo manejar, entre otros. Mi objetivo del curso de “control económico básico del negocio con hoja de cálculo Excel” del Pla +TIC que voy a impartir en mayo es que, al finalizarlo, cada uno de los participantes esté en condiciones de llegar a sus propias conclusiones.

Por mi experiencia, me aventuraría a decir que la mayoría de pymes y autónomos con pocos empleados tendrían suficiente con una buena hoja de cálculo, sobretodo en aquellos casos en que el empresario se haya decantado por la modalidad de tributación objetiva o por módulos, que simplifica los requisitos contables necesarios para cumplir con Hacienda. De hecho, una de las virtudes de utilizar Excel es que te obliga a pensar en tu negocio. Debes decidir, por ejemplo, cuál es la información esencial para determinar la buena o mala marcha de tu empresa; cada cuanto tiempo la vas a actualizar, aunque sea tan solo para cumplir cada trimestre con Hacienda; deberás valorar, también, si te resultará práctica para realizar tus presupuestos y facturas así como para controlar tus cobros y pagos. Yo mismo hace años que gestiono mis actividades profesionales y económicas con un Excel y, en momentos puntuales, recurro a un asesor externo para darle un toque más formal a mi contabilidad y cumplir con el fisco.

Para finalizar, quería advertir a las personas interesadas que no va a tratarse de un curso de informática. Si vuestro objetivo es aprender a utilizar Excel, éste no es vuestro curso. En cambio, si vuestro interés consiste en averiguar si con una hoja de cálculo resulta suficiente para gestionar el proyecto que acabáis de arrancar o para controlar vuestro pequeño negocio, estaré encantado de acompañaros en dicho proceso y compartir con vosotros la lección que aprendí hace 20 años: que en lo que a la gestión de empresas se refiere, todo se reduce a tener claro LO QUE TENEMOS y LO QUE DEBEMOS.

[Gabriel Pons Moles impartirà el curs 'Control econòmic bàsic del teu negoci amb full de càlcul', corresponent al Pla +TIC del Consell Insular de Menorca, co-finançat pel Programa LEADER 2007-2013]

 
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