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La oficina se ha puesto por las nubes

(Article de Juan Diego Blanco Gómez, publicat al Diari Menorca de dia 22/10/2014)

La frase es una ironía, obviamente. “Ponerse por las nubes”, en el caso de la nueva oficina, surgida de la revolución que es internet, no significa que ésta haya encarecido su precio (en dinero y tiempo), sino todo lo contrario.

En cuanto al dinero, la inversión que toda oficina tenía que realizar, en la era preinformática, fue enorme: un local idóneo, mobiliario de trabajo, armarios de archivo, máquinas de escribir, material fungible, teléfono, correo postal y un largo etcétera. Con la era informática, los costes lograron un abaratamiento singular gracias a la automatización y “desmaterialización” de la información gestionada; sin embargo, la oficina informatizada seguía lastrada por su carácter “local”, haciendo que, a la nueva inversión en hardware y software, se sumaran los costes de seguir manteniendo las antiguas inversiones “materiales”. Hoy ya no es o puede no ser así.

La “nube” (o las “nubes”, las de Google, Microsoft o Apple), gracias a la posibilidad de almacenar y gestionar la información gratuitamente en un servidor de Internet, constantemente sincronizada con los dispositivos (ordenadores, portátiles, tabletas y smartphones) asociados a este servicio, supone un salto espectacular en la inversión de oficina, dado que todo ello puede acabar, por primera vez, con su carísima “localidad”. Hoy podemos no ir a la oficina porque llevamos la oficina encima, y por encima, “por las nubes”.

En cuanto al tiempo, el ahorro es aún más espectacular. Las acciones ordinarias llevadas a cabo en la oficina local: coordinar, editar, comunicar, revisar y almacenar la información, han quedado reducidas, gracias a la oficina “deslocalizada”, a una sola acción: compartir. Contactos, eventos y documentos, albergados en el servidor y sincronizados en todos los dispositivos, pueden ser coeditados simultáneamente por un equipo, logrando que su coordinación, edición, comunicación, revisión y almacenamiento sea instantáneo. El tiempo del nuevo trabajo ofimático está muy “nublado”, pero es excelente.

Con semejante ahorro en dinero y tiempo en el trabajo de oficina online podemos, pues, hacer más con menos, ser más, mucho más productivos. El coste, dispositivos y conexión aparte, es nulo. Google, Microsoft y Apple, por mencionar las soluciones más expandidas, ofrecen gratuitamente la posibilidad de gestionar espacio de almacenamiento, cuentas de correo, contactos, calendarios y aplicaciones ofimáticas accesibles desde y sincronizadas con cualquier dispositivo, permitiendo compartir y coeditar toda la información con compañeros y clientes. Este “estar en las nubes” es, curiosamente, estar más concentrados y, por ende, rendir mucho más.

Todas las “nubes” señaladas son servicios excelentes. En todo caso, dados su mayor espacio de almacenamiento, su más rico conjunto de aplicaciones, su carácter multiplataforma y su constante innovación, la solución gratuita de Google destaca por encima del resto. Crear una cuenta Gmail para gestionar el correo electrónico, planificar la agenda con Calendar, editar información con las aplicaciones de Drive, sincronizarlo todo con el ordenador o el smartphone, y compartir todo ello con los demás es tan fácil como eficiente. Sin duda, a la solución de Google hay que “ponerla por las nubes”.

Con el objetivo de aprender a aprovechar estas herramientas os invito a participar en la acción formativa gratuita del Pla +TIC que organiza el Consell Insular de Menorca, donde conoceremos las diversas utilidades de “Google” para adaptar nuestra forma de trabajar y hacerla más efectiva.

[Juan Diego Blanco Gómez impartirá el curso “Herramientas Google para trabajar online”, correspondiente al Plan +TIC del Consell Insular de Menorca, cofinanciado por el Programa LEADER 2007-2013]

 
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